Jak usprawnić zdalne spotkania?

Kreatywne sposoby na usprawnienie spotkań w zdalnych zespołach

Skorzystaj z tych wskazówek, aby ulepszyć spotkania dla swojego zdalnego zespołu:

Zacznij od krótkiej rozmowy.

Poświęć chwilę, aby pomyśleć o tradycyjnym spotkaniu twarzą w twarz. Szanse są takie, że nie tylko usiądziesz i od razu zajmiesz się biznesem. Zamiast tego rozmowa zaczyna się od uprzejmości i krótkiej rozmowy.

Tego rodzaju sympatii i koleżeństwa może poważnie brakować w odległym zespole - chyba że masz świadomość zachęcania go.

Więc zanim podwiniesz rękawy i przejdziesz do sedna spotkania, poświęć trochę czasu na rzeczy bardziej „zorientowane na kulturę”.

Mogą to być:

• wprowadzanie, na wypadek, gdyby niektórzy członkowie zespołu wcześniej nie wchodzili w interakcje.
• oferując uznanie za ostatnie duże wygrane i osiągnięcia.
• zadając proste, małe pytanie, takie jak to, co wszyscy zaplanowali na weekend.

Nie, nie chcesz spędzać dużo czasu na tej przyjaznej pogawędce. Ale upewnienie się, że wszyscy pozwolą ci się wygodnie i poznać (nawet jeśli są rozproszeni po całym kraju lub świecie), ostatecznie sprawi, że twoje spotkanie będzie bardziej produktywne .

Zachowaj porządek obrad.

Porządek obrad jest ważny na każdym spotkaniu - niezależnie od tego, czy jest ono zdalne, czy nie. Staje się to jednak szczególnie ważne dla zdalnych zespołów, gdy pewne osoby mogą nie brać udziału w określonych rozmowach, a nawet w całym celu spotkania.

Biorąc pod uwagę, że ludzie nie mają możliwości wpadnięcia do twojego biurka i zapytania o to, musisz być przygotowany z programem, który zostanie wysłany do wszystkich uczestników na kilka dni przed rozmową.

W ten sposób każdy wie, do czego służy i może odpowiednio przygotować się do wniesienia znaczącego wkładu. Twoje spotkania będą o wiele bardziej angażujące dla wszystkich zaangażowanych, jeśli położysz odpowiednie podstawy.

Uważaj na przycisk wyciszenia.

Na pierwszy rzut oka wydaje się to dobrym pomysłem. Pozwala uczestnikom zablokować wszystko, od szczekającego psa do hałaśliwych dzieci w sąsiednim pokoju, aby nie rozpraszać innych uczestników spotkania.

Ale oczywiście ma to swoją wadę. Chociaż jest to skuteczny sposób eliminowania rozpraszania uwagi , ułatwia także wszystkim rozproszenie uwagi.

Dlaczego? Cicho, wyciszając własną aktywność, uczestnicy mogą łatwo rozpocząć wielozadaniowość i pracować nad innymi rzeczami, ponieważ ich koledzy nic nie usłyszą. Samo wyciszenie praktycznie zachęca do wycofania się.

Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli byłeś na tradycyjnym spotkaniu przy stole konferencyjnym, a pracownik zaczął przewijać swój telefon lub pracować nad czymś innym na swoim komputerze, prawdopodobnie pomyślałbyś, że to trochę dziwne - nie wspominając o tym, że przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. lekceważący.

Tak więc, chyba że masz do czynienia z poważnymi usterkami technicznymi (nikt nie chce słuchać tego wstrętnego echa lub wysokich tonów!), Zastanów się, czy nie poprosić uczestników o wyciszenie się - a nawet włączenie się do rozmowy w sposób bardziej naturalny oprawa.

Przypisywanie obowiązków.

Nawet gdy wszyscy uczestnicy trzymają się z dala od tego przycisku wyciszenia, o wiele łatwiej jest się odłączyć na zdalnym spotkaniu. Nie jesteś w tym samym pokoju co ci ludzie, co oznacza, że ​​cały proces wydaje się nieco oderwany.

Aby walczyć z tym brakiem łączności, rozważ przydzielenie obowiązków członkom zespołu przed spotkaniem. Być może ktoś będzie na przykład śledził czas, podczas gdy inny nagrywa notatki.

Cokolwiek musisz zrobić, przekaż te obowiązki różnym uczestnikom spotkania. Posiadanie pracy, którą muszą wykonać - poza samym uczestnictwem w dyskusji - pomoże im znacznie bardziej zaangażować się w rozmowę.

Trudno jest podekscytować pracowników tradycyjnym spotkaniem osobistym - wyzwanie to wzrasta tylko wtedy, gdy spotkanie musi się odbyć zdalnie. Na szczęście istnieje kilka taktyk, które można wdrożyć, aby spotkania były lepsze dla Ciebie i Twojego zdalnego zespołu. Skorzystaj z tych wskazówek, a na pewno usiądziesz wygodnie.